Her sezon aynı sahne yaşanır: mahalledeki başka bir firma fiyatını açıklar, herkes ona göre pozisyon alır. Sonra yakıt zamlanır, bir araç bakıma girer, birkaç veli ödemeyi geciktirir ve yılın ortasında firma zarar ettiğini fark eder. Fiyatı rakibe göre değil, kendi maliyetinize göre koyduğunuzda bu olmaz.
1. Araç başına aylık maliyeti çıkarın
Fiyatlamanın temeli tek bir sayıdır: bir aracın size aylık kaça mal olduğu. Bu sayıyı bilmeden yapılan her hesap tahmindir. Kalemler:
Şoför ve rehber personel
Net ücret, SGK, ikramiye. Genelde en büyük kalem.
Yakıt
Günlük ortalama kilometre × tüketim × güncel fiyat × ayda 22 gün.
Sabit araç giderleri
Sigorta, kasko, muayene, vergi — yıllık tutarları 12’ye bölün.
Bakım ve lastik
Yıllık ortalamayı aya yayın. Eski araçta bu kalem hızla büyür.
Kira veya amortisman
Kiralık araçta kira; özmal araçta aracın yıpranma payı.
Genel giderler
Ofis, muhasebe, telefon, yazılım. Toplamı araç sayısına bölün.
En sık atlanan kalem amortisman. Aracın parası peşin ödendiği için gider sayılmıyor, ama o araç beş yıl sonra yenilenecek. Bugün ayırmadığınız payı o gün bulmak zorunda kalırsınız.
2. Gerçekçi doluluğa bölün, kapasiteye değil
16 kişilik araç 16 öğrenci taşır diye hesap yapmak en yaygın hata. Pratikte hiçbir araç sezon boyunca tam dolu gitmez: yıl ortasında ayrılanlar olur, bazı güzergâhlar hiç dolmaz, bazı öğrenciler tek yön kullanır.
Sağlıklı yaklaşım, maliyeti beklediğiniz ortalama dolulukla bölmek. Geçen sezonun gerçek rakamı elinizdeyse onu kullanın. Yoksa kapasitenin yüzde 80’i makul bir başlangıçtır. 16 kişilik araç için 13 öğrenci üzerinden hesaplarsınız.
Örnek
Aracın aylık maliyeti 60.000 ₺, beklenen doluluk 13 öğrenci ise öğrenci başına maliyet 4.615 ₺. Bu, kâr içermeyen taban fiyattır.
3. Tahsilat riskini fiyata ekleyin
Faturaladığınız her lirayı tahsil edemezsiniz. Sezon sonunda bir kısmı gecikir, küçük bir kısmı hiç gelmez. Geçen yılın tahsilat oranını biliyorsanız fiyatı ona göre düzeltin: yüzde 95 tahsilat yapıyorsanız hesabınızı 0,95’e bölün.
Bu oranı bilmiyor olmanız da bir bilgidir — takip sisteminiz yetersiz demektir. Borç yaşlandırma raporu bu oranı ölçmenin en hızlı yolu.
4. Mesafe ve hizmet farkını fiyata yansıtın
Herkese tek fiyat vermek kolaydır ama adil değildir. Rotanın en ucundaki öğrenci için araç 20 dakika fazla yol yapar; okulun karşısındaki öğrenciyle aynı ücreti ödemesi uzun vadede sizi zarara sokar. Yaygın ve savunulabilir kırılımlar:
- Mesafe kademesi — yakın bölge, orta bölge, uzak bölge
- Tek yön / çift yön — yalnızca sabah ya da yalnızca akşam kullananlar
- Öğle servisi — anaokulu ve yarım gün öğrenciler için ek dilim
- Kardeş indirimi — ikinci çocukta yüzde 10-20 arası yaygın
- Peşin ödeme indirimi — nakit akışını rahatlatır, tahsilat riskini düşürür
Kırılımları tarife olarak tanımlayıp öğrenciyi kaydederken seçmek, her öğrenci için elle hesap yapmaktan hem hızlı hem hatasızdır.
5. Taksit planını nakit akışınıza göre kurun
Yıllık ücreti kaç taksite böleceğiniz sadece veliye kolaylık meselesi değil, sizin nakit akışınızı belirleyen karar. Eylül ve şubat gibi giderin arttığı aylarda tahsilatın da yüksek olması gerekir.
Yıl ortasında kaydolan öğrenci için ücreti elle bölmeyin — kalan aya göre otomatik hesaplanan bir plan hem daha adil hem tartışmasızdır. Ayrılan öğrencide de aynı mantık geçerli: kalan aylara düşen tutar iade edilir.
6. Zammı sezon içinde değil, sezon başında konuşun
Sezon ortasında yapılan zam, veliyle ilişkinin en çok yıprandığı andır. Enflasyonun yüksek olduğu dönemlerde sözleşmede bir güncelleme maddesi bulundurmak ve bunu kayıt sırasında açıkça anlatmak, ortada kalan tartışmayı baştan çözer.
Zam uygulayacaksanız etkilenen öğrencilerin taksitlerini toplu olarak güncelleyin ve velilere aynı gün tek bir duyuruyla haber verin. Kişi kişi telefonla anlatmak hem uzun sürer hem her veliye farklı bir cümle kurulmasına yol açar.