Hiçbir servis firması muayenesi dolmuş araçla bilerek yola çıkmaz. Yine de her sezon bu yaşanır — çünkü belgeler farklı tarihlerde biter, farklı klasörlerde durur ve kimsenin görevi “tarihleri takip etmek” değildir. Sorun bilgi değil, hatırlatma sorunudur.
Neden takvim yetmiyor?
Telefon takvimine hatırlatma kurmak işe yarar gibi görünür ama üç yerde çöker: aracı satarsınız ve hatırlatma kalır, şoför işten ayrılır ve hatırlatma onun telefonunda kalır, siz izne çıkarsınız ve kimse bakmaz. Belge takibi kişiye değil, araca ve personele bağlı olmalı.
Takip edilmesi gereken belgeler
Aşağıdaki liste sahada en sık takip edilenlerdir. Hangi belgelerin sizin için zorunlu olduğu faaliyet gösterdiğiniz ile, aracın niteliğine ve güncel mevzuata göre değişir — bu yüzden liste bir kontrol başlangıcıdır, hukuki bir kaynak değildir.
Araç belgeleri
- Araç muayenesi
- Zorunlu trafik sigortası
- Kasko
- Egzoz emisyon ölçümü
- Okul servis aracı uygunluk belgesi
- Araç takip / kamera sistemi kontrolü
- Yangın söndürücü son kullanma tarihi
Personel belgeleri
- Sürücü belgesi
- SRC mesleki yeterlilik belgesi
- Psikoteknik değerlendirme
- Sağlık raporu
- Adli sicil kaydı
- Rehber personel belgeleri
- İş sözleşmesi ve SGK kaydı
Mevzuat uyarısı: Okul servis araçlarına ilişkin zorunluluklar (araç yaşı, rehber personel, teknik donanım, belge süreleri) yönetmelikle belirlenir ve zaman içinde değişir. Güncel ve bağlayıcı bilgi için resmî metne ve bağlı bulunduğunuz il/ilçe trafik komisyonu kararlarına bakın. Bu sayfa operasyonel bir kontrol listesidir, hukuki görüş değildir.
İşe yarayan düzen
Her belgeyi araca veya kişiye bağlayın
Belge, klasörde değil, ilgili aracın ya da personelin kaydında dursun. Araç satıldığında belgeleri de onunla birlikte arşive gider.
Bitiş tarihini mutlaka girin
Belgenin kendisini saklamak yetmez; sistemin uyarabilmesi için bitiş tarihinin veri olarak girilmiş olması gerekir.
Taranmış kopyayı da yükleyin
Denetimde belgeyi aramak yerine telefondan açıp göstermek dakikalar kazandırır.
Uyarıyı bir kişiye değil, panele bağlayın
Uyarı herkesin gördüğü bir yerde çıkmalı. Tek kişiye giden hatırlatma, o kişi izinliyken kaybolur.
Sezon başında toplu kontrol yapın
Ağustos sonunda tüm belgeleri tek listede gözden geçirin. Eylülde sürprizle karşılaşmazsınız.
Belge takibi neden ticari bir konudur
Süresi dolmuş belgeyle yaşanan bir kaza, sigorta tarafında ciddi sorun çıkarır. Bunun ötesinde, okullarla yapılan sözleşmelerde belge dosyası düzenli olan firma tercih edilir. Bir okul yönetimine belgelerinizin güncel listesini aynı gün sunabiliyor olmak, rakiplerinizin çoğunun yapamadığı bir şeydir.