Excel gerçekten ne zaman yetmiyor?
Otuz öğrencili bir firma Excel’le gayet iyi çalışır. Sorun öğrenci sayısıyla değil, aynı bilginin kaç yerde tutulduğuyla başlar. Aşağıdakilerden üç tanesi sizde varsa Excel artık maliyet üretiyor demektir:
Geçişin gerçek riski: veri değil, alışkanlık
Firmaların çoğu “verilerimi kaybederim” diye korkar. Pratikte veri aktarımı işin en kolay kısmıdır; asıl zorluk ekibin alışkanlığını değiştirmektir. Bir muhasebe personeli on yıldır aynı dosyayı kullanıyorsa, yeni sistemi öğrenmek istememesi teknik değil insani bir mesele.
İşe yarayan yöntem: bir ay paralel çalışmak. Excel’i kapatmayın. Aynı ay boyunca hem eski hem yeni sistemi kullanın, ay sonunda iki rakamı karşılaştırın. Tuttuğunu gördüğünüzde Excel’i kendiliğinden bırakırsınız. Bu bir ay “boşa iş” gibi görünür ama geçişi güvenceye alan tek şeydir.
Adım adım geçiş
-
1
Dosyalarınızı olduğu gibi gönderin
Temizlemeye, düzenlemeye, şablona uydurmaya çalışmayın. Dağınık dosya bizim işimiz; siz düzeltmeye çalışırken hata yapma ihtimaliniz daha yüksek.
-
2
Borç bakiyelerini netleştirin
Geçişin en kritik verisi bu. Her öğrencinin o güne kadar ne kadar ödediği ve ne kadar borcu kaldığı doğru olmalı. Geri kalan her şey sonradan düzeltilebilir, bu düzeltilirken zorlanır.
-
3
Aktarımı kontrol edin
Verileri yükledikten sonra rastgele on öğrenci seçip Excel’deki bilgiyle karşılaştırın. On kayıt tutuyorsa dört yüzü de tutuyordur.
-
4
Rotaları ve tarifeleri kurun
Bu kısmı birlikte yapıyoruz. Tarifeler tanımlanınca taksit planları otomatik oluşur.
-
5
Ekibi eğitin, sonra velilere duyurun
Sıra önemli: ekip sistemi bilmeden veliye duyuru yapmayın. İlk gün gelen veli sorusuna cevap verememek güveni sarsar.
-
6
Bir ay paralel çalışın
Ay sonunda tahsilat toplamlarını karşılaştırın. Tuttuğunda geçiş tamamlanmıştır.
Dönem ortasında geçiş yapanlar için
“Yeni dönemi bekleyelim” en sık duyduğumuz cümle ve çoğu zaman gereksiz bir erteleme. Dönem ortasında geçiş yapılabilir; tek fark taksit planının kalan aylara göre kurulması ve o güne kadar yapılmış ödemelerin açılış bakiyesi olarak girilmesidir.
Aslında dönem ortası bazen daha iyidir: eylül ayının yoğunluğunda yeni sistem öğrenmek zorken, kasım-aralık gibi işlerin oturduğu bir dönemde ekip daha rahat adapte olur. Yeni döneme sistemi öğrenmiş olarak girersiniz.
Geçişten sonra Excel’i silmeyin
Eski dosyalarınızı bir yere arşivleyin ve saklayın. Bir yıl boyunca hiç açmayacaksınız ama “geçen sene şubatta bu veliden ne almışız” sorusunda işe yarar. Sistem de geçmiş dönem verisini saklar; iki kaynağın olması geçişin ilk yılında rahatlatıcıdır.