Borç, taksitlerin toplamıdır
Excel’de aidat takibinin bozulmasının sebebi hep aynı: bir yerde toplam ücret, başka bir yerde ödenenler, üçüncü bir yerde indirimler tutulur ve üçü zamanla birbirini tutmaz. Sistemde tek bir doğru vardır — öğrencinin borcu, taksitlerinin toplamıdır. Tahsilat aldığınızda taksitler kapanır, kalan kendiliğinden azalır. Toplamı elle güncellediğiniz bir alan yoktur, dolayısıyla kayacak bir şey de yoktur.
Taksit planı otomatik kurulur
Dönem başında ücret tarifelerinizi tanımlarsınız: tam gün, tek yön, uzak bölge gibi. Öğrenciyi kaydederken tarifeyi ve taksit sayısını seçersiniz; vadeler ve tutarlar otomatik oluşur. Yıl ortasında gelen öğrenci için plan kalan aylara göre kurulur.
İndirimler tarifeye işlenir
Kardeş indirimi, personel çocuğu, peşin ödeme indirimi — yüzde ya da tutar olarak.
Ödenmiş taksit korunur
Planı sonradan değiştirseniz bile tahsilat almış taksitlere dokunulmaz.
Toplu taksit düzenleme
Zam, erteleme veya toplu vade değişikliğini seçtiğiniz öğrenci grubuna tek seferde uygularsınız.
Dönem devrinde plan yenilenir
Yeni eğitim yılına geçerken öğrenciler devredilir, taksitler yeni tarifeye göre kurulur.
Tahsilat, iade ve kasa
Nakit, havale/EFT, kredi kartı, çek ve senetle tahsilat alabilirsiniz. Her tahsilat hem öğrencinin taksitlerine dağıtılır hem de seçtiğiniz kasa veya banka hesabına giriş olarak yazılır. Makbuz numarası otomatik verilir ve atlanmaz.
İade ayrı bir işlemdir, tahsilatı silmek değildir. Öğrenci yıl ortasında ayrıldığında kalan tutarı iade edersiniz; sistem hangi taksitlerden geri alındığını kaydeder, kasadan çıkışı yazar ve raporlarda ayrı gösterir. Fazla ödenen kısmı iade etmek yerine sonraki taksite mahsup da edebilirsiniz.
Çek ve senet portföyde ayrı takip edilir. Evrak alındığında velinin borcu kapanır ama kasaya para girmez — para gerçekten tahsil edildiğinde girer. Karşılıksız çıkan çekte borç yeniden doğar. Kasa bakiyeniz hiçbir zaman elinizde olmayan parayı göstermez.
Geciken ödemeyi siz kovalamayın
Vadesi yaklaşan ve geçen taksitler için otomatik SMS hatırlatması gönderilir. Vade öncesi kaç gün, vade sonrası hangi günlerde (örneğin 1., 7. ve 15. gün) hatırlatma gideceğini siz belirlersiniz. Mesaj metni firmanıza aittir; kurumun IBAN’ını mesajın içine ekleyebilirsiniz, veli ödeme yapmak için aramak zorunda kalmaz.
Borç yaşlandırma raporu alacağınızı 0-30, 31-60, 61-90 ve 90+ gün olarak ayırır. Hangi velinin ne kadar süredir borçlu olduğunu görür, takibi oradan yaparsınız.
İlgili sayfalar
Aidat takibi hakkında sık sorulanlar
Kardeş indirimi ve ara dönem kaydı nasıl hesaplanıyor?
Ücret tarifesini dönem başında tanımlarsınız; indirimler (kardeş, personel çocuğu, erken ödeme) tarifenin üzerine yüzde veya tutar olarak işlenir. Öğrenci yıl ortasında kaydolduğunda taksit planı kalan aylara göre kurulur, elle bölme yapmazsınız.
Kısmi ödeme alabiliyor muyum?
Evet. Taksitin bir kısmı ödendiğinde taksit “kısmi” duruma geçer, kalan tutar borçta görünmeye devam eder. Tek bir tahsilat birden fazla taksite dağıtılabilir; sistem en eski vadeden başlayarak kapatır.
Yanlış girilen tahsilatı düzeltebilir miyim?
Tahsilatı iptal edebilir ya da kısmi iade işleyebilirsiniz. İptalde borç yeniden doğar ve kasadan çıkış yazılır; iadede yalnızca iade edilen tutar geri döner. Her iki işlem de denetim kaydına düşer, kim ne zaman yaptı görünür.
Çek ve senet takibi var mı?
Var. Çek veya senetle alınan tahsilat velinin borcunu kapatır ama kasaya para girmez — evrak portföyde bekler. Tahsil edildiğinde kasaya girer, karşılıksız çıkarsa borç yeniden doğar. Böylece kasa bakiyeniz elinizde olmayan parayla şişmez.
KDV uygulamak zorunda mıyım?
Hayır, KDV tamamen isteğe bağlıdır ve varsayılan olarak kapalıdır. Kapalıyken hiçbir ekranda görünmez. Açarsanız fiyatları KDV dâhil mi hariç mi girdiğinizi siz seçersiniz; açıp kapatmak mevcut kayıtların tutarını değiştirmez.
Veli online ödeme yapabiliyor mu?
Sanal POS entegrasyonu henüz yok. Bunun yerine kurumun banka hesabını veli portalında gösterebilirsiniz: veli IBAN’ı görüp havale/EFT yapar. IBAN’ı ödeme hatırlatma mesajlarına da ekleyebilirsiniz.